การจัดการความรู้ (Knowledge Management)
เรียบเรียงโดย
วชิรวัชร งามละม่อม
Wachirawachr Ngamlamom
การจัดการความรู้เป็นแนวคิดการจัดการสมัยใหม่ที่มองคนในองค์การเป็นสินทรัพย์อันมีค่าเนื่องจากกระแสยุคโลกาภิวัตน์ที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
องค์กรต้องมีการปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง ทำให้คนในองค์กรต้องเป็น Knowledge worker
- ต้องสามารถทำงานได้เองอย่างรอบด้าน
- สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้
- มีความมุ่งมั่นต่อองค์กร
- ทำงานอย่างมีเป้าหมาย
องค์ประกอบที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรนี้จะต้องเป็นคนที่มีสมรรถนะสูง
(High
competency) เพื่อที่จะสามารถอยู่รอดได้ในสภาวะแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก
รวดเร็ว นั่นคือองค์กรต้องมีความสามารถในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive
Advantage)โดยองค์กรต้อง Better, Cheaper, Faster
โดย
Micheal
E. Porter ได้เสนอกลยุทธ์สำคัญ 3 กลยุทธ์
เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันคือการสร้างความแตกต่างของสินค้าและบริการ (Differentiation) การเป็นผู้นำด้านราคา (Cost Leadership) และการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อความต้องการของลูกค้า (Quick Response) การจะเกิดสิ่งเหล่านี้ได้ต้องสร้างด้วยสติปัญญาและความสามารถของคนในองค์กรซึ่งในอดีตเราอาจถือว่าที่ดิน
ทุน เงิน หรือเครื่องจักรอุปกรณ์เป็นทรัพย์สินสำคัญขององค์กร
แต่ยังมีทรัพย์สินสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรอยู่รอดได้แต่มองไม่เห็นด้วยตาหรือเราไม่ค่อยมองกัน
นั่นคือทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กร (Intellectual capital) โดยมีนักวิชาการด้าน HR ได้เขียนเป็นสูตร
ดังนี้
Intellectual
Capital = Competency X
Commitment
นั่นคือนอกจากจะมีคนที่มีศักยภาพสูงแล้ว
คนเหล่านี้ต้องมีความมุ่งมั่นหรือความผูกพันต่อองค์กรด้วย ทำให้นึกถึงสมการของไอน์สไตน์
ผู้ที่ทำให้เรารู้ว่ามวลกับพลังงานคือสิ่งเดียวกัน เมื่อที่ความเร็วสูงมากๆ
มวลจะกลายเป็นพลังงานนั่นคือ E = mC² ถ้าเราจะเขียนให้เห็นถึงพลังของคนในการพัฒนาและผลักดันองค์กรในกรณีที่มีหลายๆ
คน อาจจะได้เป็น
Intellectual
capital =
m
(Competency X Commitment) = mC² =
E
คือพลังงานขององค์กรนั่นเอง
การมีความรู้ของคนในองค์กรนอกจากเรียนรู้จากแหล่งภายนอกแล้วยังมีแหล่งที่สำคัญที่คนอาจมองข้ามไปคือ
การเรียนรู้ภายในองค์กร ซึ่งในช่วงชีวิตการทำงานของคนคนหนึ่ง
เราจะได้เรียนรู้จากการทำงาน (Learning by Doing) และเก็บซับความรู้ไว้อยู่กับตัว
เห็นความรู้แบบ Tacit Knowledge ที่อาจไม่ได้ถ่ายทอดไปให้คนอื่นได้รับรู้และหายไปกับตัวเขา
ซึ่งเป็นที่น่าเสียดายที่ความรู้ที่เกิดขึ้นนั้นน่าจะเรียกได้ว่าปัญญาคือความรู้ที่ถึงพร้อมด้วยการปฏิบัติ
หายไปพร้อมกับตัวเขาเมื่อเขาออกจากองค์กรไป
ถ้าได้เปิดโอกาสให้เช่าเหล่านี้ได้ถ่ายทอดความรู้ที่สั่งสมไว้นั้นออกไปสู่คนอื่นๆ
ในองค์กรซึ่งอาจจะมีอยู่บ้างที่มีการสอนงานรุ่นน้อง
ถ้าเขาได้มีเวทีที่จะถ่ายทอดความรู้ออกไปก็จะกลายเป็น Explicit Knowledge ที่คนอื่นสามารถเอาไปใช้ประโยชน์หรือประยุกต์ดัดแปลงให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงานได้ ก็จะมีผลดีต่อองค์กรมากขึ้นและเพื่อเป็นการกระตุ้นเปิดโอกาสให้มีการนำความรู้ที่เกิดขึ้นในองค์กรมาถ่ายทอดและเก็บสะสมเป็นทรัพย์สินที่มีค่าขององค์กรจึงเกิดเป็นการจัดการความรู้ขึ้นซึ่งบางท่านเรียกว่า
“การบริหารภูมิปัญญา” ดังนั้น กระบวนการสำคัญของ KM
จึงประกอบด้วย 3 ขั้นตอนคือ
1.
Knowledge Vision มองว่าเราจะไปทางไหน หรือพูดง่าย ๆ จะทำไปทำไม
2.
Knowledge Sharing การแบ่งปันความรู้คือเอาความรู้ที่แต่ละคนมาถ่ายทอดหรือเล่าสู่กันฟังนั่นเองการจัดเวทีให้แบ่งปันหรือเล่าสู่กันฟังนี้อาจเรียกว่าเป็นชุมชนของการปฏิบัติที่ดีหรือ
Community of Practice
3.
Knowledge Assets การนำเอาความรู้ที่ได้มาเก็บไว้เป็นแหล่งความรู้หรือขุมทรัพย์ความรู้
ทีนี้เราจะเห็นความสำคัญแล้วว่าเราต้องขุดเอาความรู้ที่ซุกซ่อนอยู่ในองค์กร
(คนขององค์กร) มาจัดเก็บไว้ในตู้ความรู้ของเราไว้
ดังนั้นการจัดการความรู้จึงสามารรถใช้ได้กับทุกเรื่องในองค์กร
ไม่เฉพาะการพัฒนาคุณภาพหรือทำ HR เท่านั้นแต่อยู่ๆ จะให้ KM
เกิดขึ้นได้เองก็คงยากต้องมีสิ่งแวดล้อมที่เอื้ออำนวยด้วย “ความเอื้ออำนวยคือการบริหารองค์กร”
เดิมเมื่อมีองค์กรเกิดขึ้นการบริหารองค์กรในสมัยเก่าจะมีการบริหารที่มององค์กรเหมือนเครื่องจักรกล
(Mechanic
Organization)ที่มีการจัดองค์กรตามสายการบังคับบัญชาขัดเจน
มีลำดับชั้นของอำนาจ รวมศูนย์อำนาจที่ส่วนกลางมีความเป็นทางการสูง
มีการติดต่อสื่อสารกันอย่างเป็นทางการและเน้นประสิทธิภาพเมื่อยึดถือแนวทางนี้มานานๆ
กับพบว่ายังมีปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับองค์กรอีกมาก
โดยเฉพาะองค์กรไม่ได้อยู่อย่างเดี่ยวๆ ยังมีสิ่งแวดล้อมรอบๆ
องค์กรที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
และในองค์กรยังมีสิ่งสำคัญอีกสิ่งหนึ่งคือ คนในองค์กรที่มีความรู้สึก มีชีวิตจิตใจ
และพบว่าผลงานของคนเหล่านี้ขึ้นอยู่กับอิทธิพลกลุ่มด้วย องค์กรจะต้องปรับตัวให้เป็นองค์กรเหมือนสิ่งมีชีวิต
(Organic
Organization) ทำให้องค์กรมีลักษณะโครงสร้างที่ยืดหยุ่นปรับสภาพโครงสร้างให้เข้ากับสภาพแวดล้อมได้มีการกระจายอำนาจ
มีการทำงานเป็นทีม ช่วยกันผลักดันงานให้บรรลุผลสำเร็จ
โดยทีมงานเริ่มเน้นผลงานมากกว่า กฎ ระเบียบ มีการสื่อสาร กันแบบไม่เป็นทางการ ต่อมาเมื่อคนทำงานร่วมกันรวมกลุ่มกันก็ค่อยๆ
สร้างวิถีชีวิตในองค์กรขึ้นมาจากปฏิสัมพันธ์ของคนในองค์กรสามารถเรียนรู้สร้างขึ้นและถ่ายทอดไปยังคนอื่นๆ
ได้มีทั้งส่วนที่เป็นการปฏิบัติ วัตถุและสัญลักษณ์กลายเป็นวัฒนธรรมองค์กร (Organizational
Culture) ขึ้นมา
เมื่อโลกเจริญขึ้นเข้าสู่ยุคโลกาภิวัฒน์สิ่งแวดล้อมมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
ทำให้องค์กรต้องปรับตัวตามองค์กรต้องสามารถทำงานได้โดยอัตโนมัติเมื่อพบปัญหาสามารถแก้ปัญหาได้เองและบริหารงานได้เอง
เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายโดยไม่ต้องรอรับคำสั่งในการดำเนินแต่ละครั้งมีการตอบสนองโดยอัตโนมัติต่อความต้องการของลูกค้า
เพื่อให้องค์กรบรรลุจุดมุ่งหมายโดยไม่ต้องรอรับคำสั่งจากเบื้องบนหรือผู้บริหารเกิดเป็น
องค์กรบริหารตนเอง (Seft
- Organizations) โดยองค์กรต้องสามารถตัดสินใจและเรียนรู้ได้
ในปัจจุบันองค์กรต้องตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและยุคลูกค้าเป็นจุดศูนย์กลางหรือมุ่งเน้นลูกค้า
ผลิตภัณฑ์ และบริการที่ลูกค้าได้รับจึงต้องมีคุณภาพ
ทำให้องค์กรทุกแห่งต่างพยายามพัฒนาเพื่อเป็นองค์กรคุณภาพ (Quality
Organization) จึงได้มีการนำแนวคิดที่หลากหลายมาประยุกต์เพื่อให้เกิดองค์กรคุณภาพขึ้น
โดยทำให้องค์กรเป็นเสมือนมนุษย์ที่มีสมอง หัวใจ และแขนขา
มีสมองคือเป็นองค์กรบริหารตนเองที่สามารถวางแผนกลยุทธ์
การตัดสินใจการเรียนรู้และระบบสารสนเทศ
มีแขนขา
คือเป็นองค์กรแบบเครื่องจักรที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง
แต่เพื่อให้องค์กรคุณภาพนี้สามารถตัดสินใจและตอบสนองความต้องการต่อลูกค้าได้ต้องเป็นองค์กรที่สามารถเรียนรู้ได้คือต้องเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
(Learning
Organization)
เมื่อมีการเรียนรู้มีการเก็บรับความรู้ที่เกิดขึ้นก็จะทำให้เกิดความฉลาดขององค์กร
(Organizational
intelligence) ขึ้นและองค์กรก็จะใช้ความฉลาดเหล่านี้แก้ไขปัญหาและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ดีและอยู่รอดหรือแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ
ได้
ผู้บริหารจะสามารถทำให้เกิดองค์กรแห่งการเรียนรู้ได้
โดยต้องพยายามลดความไร้สมรรถภาพในการเรียนรู้ขององค์กร(Learning
Disability) ลง โดยต้องลดปัจจัยที่มีผลให้องค์กรมีขีดเก่ง นั่นคือ
เราไม่จำเป็นต้องเรียนรู้จากประสบการณ์ตนเองทุกเรื่องเพราะบางเรื่องผลที่ได้อาจไม่คุ้มกับสิ่งที่เสียไปและสุดท้ายคือทีมงานไม่สามารถเรียนรู้จากกันและกันได้เพราะจะมีการสร้างอาณาจักรกันขึ้นมาเช่นนี้สิ่งที่กล่าวมาแล้วหากมีอยู่มากในองค์กรใดก็จะทำให้องค์กรนั้นมีขีดความสามาในการเรียนรู้ต่ำมากจนไม่สามารถสร้างสรรค์ผลงานได้อีก
นอกจากลดสิ่งเหล่านี้แล้วผู้บริหารจะต้องส่งเสริมให้คนในองค์กรมีวินัยสำคัญ ต่อการเรียนรู้ 5 ประการของ
Peter M. Senge คือ
1.
Personal Mastery ต้องมีวินัยในตัวเอง มีสติ สามารถบังคับตัวเองได้
ควบคุมตนเองได้ ปรับปรุงตนเองสม่ำเสมอ
มีพฤติกรรมการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องกระตือรือร้นในการแสวงหาความรู้
2.
Mental Model ไม่มีมิจฉาทิฐิ รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่นมีจิตใจที่มีพลังในการสร้างสรรค์สิ่งต่างๆ
3.
Shared Vision สร้างความฝันร่วมกัน รู้เป้าหมายทั่วทั้งองค์กร
ใฝ่ฝันถึงอนาคตร่วมกัน Team Learning มีการเรียนรู้ร่วมกันของทีม
สร้างความเข้าใจร่วมกับคนอื่นๆ ผ่านกระบวนการแก้ไขความขัดแย้ง
4.
Systemic Thinking คิดเป็นระบบ มองเห็นภาพรวม (Big Picture) มองความเชื่อมโยงของส่วนต่างๆ ในองค์กร เมื่อทำได้อย่างนี้ก็จะทำให้องค์กรมีความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้และจะทำให้บรรยากาศขององค์กร
เอื้ออำนวยต่อการจัดการความรู้ได้ดียิ่งขึ้นโดยตรง
5.
Portfolio แฟ้มงานเพื่อการพัฒนาเป็นสิ่งที่เราใช้บันทึกเกี่ยวกับประสบการณ์เรียนรู้
ขั้นตอนการดำเนินงานรวมทั้งผลงานที่ปรากฏเชิงประจักษ์ซึ่งเป็นการเก็บรวบรวมอย่างต่อเนื่องทั้งส่วนบุคคลหน่วยงานและองค์กร
จะเห็นได้ว่าหลายกิจกรรมหน่วยงานที่พัฒนาคุณภาพได้ดำเนินการอยู่แล้วเมื่อสามารถสร้างองค์กรให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ได้หรือสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยต่อการเรียนรู้แล้วก็ไม่ใช่เรื่องยากที่จะทำให้คนในองค์กรซึ่งเป็นสินทรัพย์สำคัญยิ่งกว่างบประมาณ
(Beyond
Budget) สามารถเรียนรู้ทั้งการเรียนรู้ในการแก้ไขข้อผิดพลาดในการทำงานประจำภายใต้ธรรมเนียมปฏิบัติในการทำงานที่เคยมีมาซึ่งเป็นการเรียนรู้แบบวงจรเดียว
(Single - Loop Learning) และการเรียนรู้ที่จะสามารถรื้อปรับระบบใหม่เพื่อการพัฒนาสามารถเปลี่ยนแปลงรากฐานที่เกี่ยวข้องกับทิศทางและค่านิยมขององค์กรซึ่งเป็นการเรียนรู้แบบสองวงจร
(Double-Loop Learning) ทำให้เกิดการเรียนรู้ที่มีคุณค่าและองค์กรสามารถเก็บเอาความรู้เหล่านั้นมาเผยแพร่
และสร้างเป็นขุมทรัพย์ความรู้ขององค์กรได้อย่างแท้จริงและยั่งยืน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น